Avant de savoir comment organiser ses journées de travail, il est important de savoir pourquoi !
Structurer ses journées, les organiser et les planifier sont pour le manager, ainsi que pour son équipe, des moyens de gagner du temps, de l’efficacité et de la disponibilité. Une équipe organisée a deux grandes qualités : premièrement, une meilleure cohésion et donc une meilleure ambiance au travail, ce qui augmentera grandement le bien-être et le moral de vos collaborateurs. Deuxièmement, une meilleure activité, c’est à dire gain de temps, et augmentation de la qualité du travail.
Pour le manager, les avantages sont nombreux à structurer de manière efficace ses journées de travail. En effet, une planification méticuleuse lui permet notamment de :
- gagner en temps
- gagner en efficacité
- gagner en énergie
- diminuer son stress
- gagner en disponibilité pour ses collaborateurs
- mieux gérer les imprévus
Comment organiser sa journée de travail ?
Si vous n’êtes pas certain(e) de vouloir suivre une formation Gestion du temps et délégation, voici quelques règles qui pourront peut-être vous aider…
Préparer ses journées sur une semaine
Il est important de ne pas se limiter sur la planification d’une seule journée. Il faut mener un audit personnel sur une semaine afin d’avoir une vision plus précise des jours à venir. Planifier sa semaine va permettre de déterminer la charge de travail quotidienne à venir, mais surtout de ne pas repousser vos tâches du jour, afin de ne pas vous surcharger les prochains jours. De plus, cela vous permet d’identifier vos tâches les plus productives et les plus importantes, et donc de vous y préparer mais également d’en échanger avec d’autres collaborateurs pour avoir de l’aide en amont. Pour finir, sur quelques semaines, vous saurez rapidement identifier vos pertes de temps, vos tâches inutiles, et d’en créer de nouvelles.
Créer un planning des tâches
Evidemment, préparer ses journées c’est très bien, mais faut-il encore tout retenir. Il est donc primordial d’écrire dans un planning, tableaux ou application, toutes vos tâches à venir, et y donnant un jour, un horaire et une durée. Il ne s’agit pas d’écrire sous forme de liste vos missions à venir, il est obligatoire d’avoir un réel planning à horaires remplis de vos tâches afin d’avoir une meilleure organisation.
Prioriser efficacement
Sans doute l’une des organisations les plus dures, il vous faut prioriser les tâches importantes sans en oublier les secondaires. Il vous faut alors déterminer, pour chaque tâche, un degré d’importance, afin d’avoir une organisation efficace. N’hésitez-pas à utiliser la matrice d’Eisenhower qui évoque ceci et qui évoque sous 4 degrés l’importance des tâches.
Regrouper les tâches similaires
Il est intéressant de définir des laps de temps pendant lesquels réaliser le même type de tâche. Par exemple, réservez 2 ou 3 moments dans la journée consacrés au traitement de ses mails, passer ses appels téléphoniques, classer ses dossiers, mettre son agenda à jour, etc.
Éviter de se disperser
La première perte de temps au travail est dû aux dispersions des collaborateurs. Il faut alors se consacrer pleinement à sa tâche avant d’en commencer une seconde, car faire plusieurs missions simultanément risque de vous démotiver, de ne pas avancer et d’abandonner. Consacrez-vous tâche par tâche, et surtout, soyez patient.
Se fixer des objectifs personnels
Définir des objectifs personnels (Méthode SMART) et les noter sur son agenda est une bonne manière de planifier efficacement ses journées. En effet, si garder ses objectifs en tête ne suffit pas pour se motiver à les atteindre, les inscrire dans son agenda quotidien oblige à les garder à vue et augmente la motivation à les atteindre.
Planifier des pauses et des imprévus
Dans toute organisation personnelle, des imprévus, urgents ou non, peuvent survenir et bouleverser votre planning. Cependant, il vous faut dans votre planning, prévoir des plages horaires libres, dans lesquels vous êtes pleinement disponible pour ces imprévus, voir vos collaborateurs, pour prendre une pause ou pour prendre de l’avance.
Connaître ses limites
Il faut connaître ses limites et ne pas vouloir tout gérer tout seul. La délégation est la base d’une équipe de travail. Non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour préserver votre moral et votre motivation. Il vous faut aussi connaître vos limites en termes de travail, et éviter les distractions comme les mails, messages et réseaux sociaux. Parfois cela vous permet de faire une pause dans votre travail, mais, en termes de planification, c’est l’une des contraintes les plus compliquées. Pour cela rien de mieux que se former à terminer sa/ses tâche(s) actuelle(s) et à venir avant de se permettre de faire une pause.
Voici quelques astuces du quotidien :
- Prendre 15 minutes par jour pour faire le point sur la journée le matin et jeter un œil sur celle du lendemain.
- Avoir son plan de journée à portée de main afin de ne pas perdre le fil de sa journée.
- Être rigoureux dans son organisation et respecter son planning autant que possible.
- Tenir son planning à jour, valider les tâches réalisées, les rendez-vous effectués…
- Éviter d’être dérangé lorsque la tâche du moment le requiert.
- Se réserver des moments de calme pour les tâches les moins importantes
- Prévoir du temps pour les imprévus.
- Lister les tâches par ordre d’importance et d’urgence
