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Vous connaissez la matrice d’Eisenhower ? Oui, sans doute. Ce modèle, destiné aux managers, permet de classer les tâches en 4 catégories afin de savoir comment et quand les traiter.

Les modèles simples ont souvent beaucoup de succès car ils sont faciles à mémoriser. Pour autant, cette matrice est, selon moi, l’archétype du modèle à ne pas appliquer tel quel.

Voici tout d’abord la matrice telle qu’on la trouve dans les manuels et sur la toile. Que voit-on ? Un schéma qui représente 2 axes (l’importance et l’urgence) séparant 4 types de tâches :

A. Les importantes et urgentes

B. Les importantes et non urgentes

C. Les non importantes et urgentes

D. Les ni importantes ni urgentes

Que dit le modèle ?

  • Le manager doit traiter en priorité les tâches A puis les tâches B.
  • Les tâches C doivent être déléguées.
  • Quant aux tâches D, le manager ne doit tout simplement pas s’en occuper. (Les manuels disent littérallement : tâches à éliminer).

Il y a dans cette approche minimaliste de la gestion du temps 2 erreurs fondamentales :

A. La délégation dans l’urgence

Si je délègue des tâches urgentes (tâches C), je suis dans l’obligation - excusez la lapalissade - de déléguer dans l’urgence.

C’est en effet ce que beaucoup de managers font. Et pourtant, c’est contre-productif. Le processus de délégation comporte en effet quelques étapes qui prennent un peu de temps si l’on veut les traiter convenablement :

  1. Accueillir le collaborateur concerné
  2. Argumenter la nécessité de déléguer une tâche ou une mission
  3. Expliquer au salarié pourquoi il a été choisi pour cela
  4. Décrire la mission, ses enjeux et ses modes opératoires
  5. Désigner les ressources sur lesquelles il pourra s’appuyer
  6. Valider la capacité du salarié à gérer des situations critiques
  7. Prendre congé en témoignant de la confiance

Peut-on réellement faire tout cela quand on est pris par le temps ? Non, évidemment !

Les effets négatifs de la délégation dans l’urgence sont nombreux et parfois assez graves…

  • Le collaborateur va se démotiver car il ne pourra ressentir qu’une surcharge de travail
  • Il ne va pas assimiler les enjeux, les délais et les objectifs attendus
  • Il va dans de nombreux cas faire la tâche de façon approximative
  • Le manager pourra alors être amené à faire des reproches et à croire qu’il vaut mieux tout faire soi-même
  • Etc…

En synthèse : Si l’on ne s’occupe pas des tâches D, elles se transformeront un jour en tâches C (car elles deviendront urgentes) et l’on n’aura pas d’autre choix que de déléguer dans l’urgence. Déléguons donc les tâches D pendant qu’il est temps !

B. La confusion Importance / Complexité

On voit dans la matrice d’Eisenhower que les tâches non importantes (C et D) doivent être déléguées.

Que signifie le mot importance dans cette matrice ? Les manuels décrivent la tâche importante (A ou B) comme une tâche ayant un certain enjeu.

Mais cela signifie-t-il que cette tâche est complexe à réaliser ? A l’inverse, une tâche non importante (C ou D) est-elle forcément simple ?

Quelques autres questions, pour bien comprendre les notions d'importance et de complexité :

  • Ne démotive-t-on pas un collaborateur en ne lui confiant que des tâches sans enjeu ?
  • Ne peut-on pas exercer un contrôle rigoureux qui permettrait à un salarié compétent de prendre en charge des missions plus importantes - et souvent plus intéressantes ?
  • N’est-il pas parfois plus simple d’effectuer soi-même certaines tâches non importantes, plutôt que passer un temps considérable à expliquer ce que l’on attend de son collaborateur (si la tâche est complexe) ?
  • Les nouveaux paradigmes de l'entreprise (l'entreprise libérée, le bonheur au travail) nous amènent à donner des responsabilités croissantes à nos collaborateurs. Ne faut-il pas intégrer cette donnée dans la façon d'administrer les tâches et missions ?

Ces quelques questions n’ont pas de réponse toute faite. Il faut se les poser au cas le cas et, là encore, réfléchir avant d’appliquer la matrice d’Eisenhower.


La gestion du temps est un sujet complexe qui ne peut pas être travaillé de façon théorique. Voila pourquoi nos formations dans ce domaine sont plus des ateliers que des cours magistraux…

Pour en savoir plus : https://www.cabestan-formation.fr/formation-gestion-du-temps-pour-managers.html

 

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