La matrice d’Eisenhower est un modèle, destiné aux managers, qui permet de classer les tâches en 4 catégories afin de savoir comment et quand les traiter.
Les modèles simples ont souvent beaucoup de succès car ils sont faciles à mémoriser. Pour autant, cette matrice est sans doute l’archétype du modèle à ne pas appliquer tel quel.
Voici tout d’abord la matrice telle qu’on la trouve dans les manuels de management et sur la toile. Que voit-on ? Un schéma qui représente 2 axes (l’importance et l’urgence) séparant 4 types de tâches :
- Les importantes et urgentes (FAIRE)
- Les importantes et non urgentes (PLANIFIER)
- Les non importantes et urgentes (DÉLÉGUER)
- Les ni importantes ni urgentes (ÉLIMINER)
Que dit le modèle ?
- Le manager doit traiter en priorité les tâches « FAIRE » puis les tâches « PLANIFIER ».
- Les tâches « DÉLÉGUER » doivent être confiées à quelqu’un d’autre.
- Quant aux tâches « ÉLIMINER », le manager ne doit tout simplement pas s’en occuper. (Les manuels reprennent souvent le verbe « éliminer »).
L’utilisation de la matrice d’Eisenhower engendre 2 problèmes
La délégation dans l’urgence
Si je délègue des tâches urgentes (tâches « DÉLÉGUER »), la matrice d’Eisenhower m’amène à demander à un tiers de vite prendre en charge une mission.
C’est en effet ce que beaucoup de managers font. Et pourtant, c’est contre-productif. Le processus de délégation comporte en effet quelques étapes qui prennent un peu de temps si l’on veut les traiter convenablement :
- Accueillir le collaborateur concerné
- Argumenter la nécessité de déléguer une tâche ou une mission
- Expliquer au salarié pourquoi il a été choisi pour cela
- Décrire la mission, ses enjeux et ses modes opératoires
- Désigner les ressources sur lesquelles il pourra s’appuyer
- Valider la capacité du salarié à gérer des situations critiques
- Prendre congé en témoignant de la confiance
Peut-on réellement faire tout cela quand on est pris par le temps ? Non, évidemment !
Les effets négatifs de la délégation dans l’urgence sont nombreux et parfois assez graves…
- Le collaborateur va se démotiver car il ne pourra ressentir qu’une surcharge de travail
- Il ne va pas assimiler les enjeux, les délais et les objectifs attendus
- Il va dans de nombreux cas faire la tâche de façon approximative
- Le manager pourra alors être amené à faire des reproches et à croire qu’il vaut mieux tout faire soi-même
- Etc…
En synthèse : Si l’on ne s’occupe pas des tâches « ÉLIMINER », elles se transformeront un jour en tâches « DÉLÉGUER » (car elles deviendront urgentes) et l’on n’aura pas d’autre choix que de déléguer dans l’urgence. Déléguons donc les tâches « ÉLIMINER » pendant qu’il est temps !
La confusion Importance / Complexité
On comprend maintenant de la matrice d’Eisenhower que les tâches non importantes (« DÉLÉGUER » et « ÉLIMINER ») doivent être déléguées (les premières à un collaborateur qui maîtrise déjà la tâche car on est dans une situation d’urgence, les secondes à quelqu’un que l’on a le temps de former si besoin).
Mais que signifie le mot importance dans cette matrice ? Les manuels décrivent la tâche importante (« FAIRE » ou « PLANIFIER ») comme une tâche ayant un certain enjeu.
Cela signifie-t-il que cette tâche est complexe à réaliser ? A l’inverse, une tâche non importante est-elle forcément simple ?
Quelques autres questions, pour bien comprendre les notions d’importance et de complexité :
- Ne démotive-t-on pas un collaborateur en ne lui confiant que des tâches sans enjeu ?
- Ne peut-on pas exercer un contrôle rigoureux qui permettrait à un salarié compétent de prendre en charge des missions plus importantes – et souvent plus intéressantes ?
- N’est-il pas parfois plus simple d’effectuer soi-même certaines tâches non importantes, plutôt que passer un temps considérable à expliquer ce que l’on attend de son collaborateur (si la tâche est complexe) ?
- Les nouveaux paradigmes de l’entreprise (l’entreprise libérée, le bonheur au travail) nous amènent à donner des responsabilités croissantes à nos collaborateurs. Ne faut-il pas intégrer cette donnée dans la façon d’administrer les tâches et missions ?
Ces quelques questions n’ont pas de réponse toute faite. Il faut se les poser au cas le cas et, là encore, réfléchir avant d’appliquer la matrice d’Eisenhower.
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